Huikealle asiakkaiden palautteet ovat ensiarvoisen tärkeitä – jokaisen tapahtumamme jälkeen analysoimme saamamme risut ja ruusut, ja teemme niiden pohjalta muutoksia toimintaamme ja kehitämme timanttisemmaksi niitä asioita, joista saamme kiitosta. Tapahtumatoimistomme strategiapäivän lomassa kävimme kootusti palautteitamme läpi, ja saimme idean julkaista sekä palautteita että niistä syntynyttä pohdintaa blogiimme!
Ammattitaito ja kokemus
Kokemus tuo varmuutta tässäkin asiassa – tapahtumatoimistoon luotetaan, koska sitä kautta saadaan tapahtuman tuottamiseen laaja kokemus, oli tapahtuman mittakaava mikä tahansa, sekä tietoa ja taitoa suunnitella, hallinnoida ja toteuttaa onnistuneita tapahtumia. Tapahtumatoimistoilla on sisäpiirin tietoa alasta – eli paras tuntemus alan trendeistä, parhaista käytännöistä ja mahdollisista sudenkuopista.
Tapahtumatoimiston isona etuna on tapahtumien luovaan suunnitteluun erikoistuneet ammattilaiset. Hyvä idea on jo iso osa koko tapahtuman tuotantourakasta. Näin on luotu pohja tapahtuman teeman, visuaalisen ilmeen, sisällön ja viestinnän suunnitteluun.
Eniten kiitosta asiakkailtamme saavat myynnillinen ote tapahtumasuunnittelussa, joka takaa kovan ROI:n, näyttävästi valoilla luotu tunnelma ja somistus, jolla tutustakin tilasta saadaan loihdittua gaalavenue, sekä sujuva viestintä ja kommunikointi, joka antaa tilaa asiakkaan tärkeimmille visioille, mutta poistaa tarvittaessa kokonaan ne tehtävät asiakkaan to do -listalta, joihin aika ja mielenkiinto ei riitä paneutua.
Millaista kiitosta kuulemme järjestämistämme myynnillisistä tapahtumista?
Alla avattuna kolmen tuottamamme tapahtuman palautteet sekä tiimimme kommentteja tapahtuman tuotannon eri vaiheista.
Case 1: Lojer 100-vuotisjuhla alihankkijoille ja henkilökunnalle.
Tapahtuma koostui kahden päivän seminaarista ja huolella käsikirjoitetusta iltajuhlasta. Tavoitteena oli juhlistaa yrityksen 100-vuotista taivalta, kiittää työntekijöitä ja lujittaa alihankkijoiden ja Lojerin välistä suhdetta.
Lojerin toimitusjohtaja Ville Laine tiivisti hyvin tapahtumasta saadun hyödyn:
“Vuosikymmeniä ollaan kierretty kalliita ulkomaalaisia messuja ja tällä yksittäisellä 100-vuotisjuhlalla brändiarvo nousi pirusti enemmän kun noilla messuilla yhteensä”
Myös kävijöiden palaute oli ylistävää, ja läpi palautteiden toistui samansuuntaiset pointtaukset tapahtumasta:
“What was not to enjoy! This was the best event, corporate event and celebration I have attended in my life. Exciting, classy, informative, moving, fun, rewarding, great people, great food and wonderful Finnish hospitality. Well Done!” -Tapahtumaosallistuja, Fortum
Miten rakensimme myynnillisesti toimivan tapahtumakonseptin Lojerille?
Tapahtuman tavoite ja kohderyhmä ovat aina tapahtumasuunnittelun ja tuotannon punaisena lankana. Lojerin tapauksessa tapahtuman myynnillinen tavoite huomioitiin esimerkiksi kaikissa esityksissä, juonnoissa ja käsikirjoituksessa. Esimerkiksi mentalisti Noora Karma esiintyi illan aikana yhdessä ohjelmanumerossa tilaisuuteen rakennetussa showroomissa, joka heijastettiin juhlasaliin 400 vieraalle esitellen samalla Lojerin uutuustuotteita yleisölle. Ohjelmanumeroissa otettiin huomioon 29:stä eri maasta tulleet vieraat ja ohjelmasta suunniteltiin kävijöitä kiinnostava kokonaisuus yhdistämällä viihde, eri kulttuurien ominaispiirteet ja Lojerin historia ja tulevaisuuden näkymät ja tuotteet.
Tästä pääset näkemään tapahtumasta kuvia ja videon ja lukemaan lisää tapahtuman tavoitteista ja tuloksista.
Tapahtumatoimiston käyttämistä puoltaa niiden vakiintuneet suhteet eri toimittajiin, kuten tapahtumapaikkoihin, äänentoistolaitteiden vuokraajiin, catering-yrityksiin ja erilaisiin viihdyttäjiin. Verkostot ja yhteistyökumppanit auttavat varmistamaan, että tapahtumaan saadaan korkealaatuiset palvelut ja tarvikkeet parhaaseen mahdolliseen hintaan.
Case 2: Suomen Liikemies-Yhdistyksen 125-juhlavuotisgaala
”Huikea toimi Suomen Liikemies-Yhdistyksen 125-juhlavuotisgaalan tapahtumatuottajana. He huomioivat erinomaisesti tapahtuman tavoitteet ja onnistuivat luomaan illasta vaikuttavan elämyksen. Kiitosta saa osakseen myös terveysturvallisuuden huomiointi ja ketterät toimintatavat, jotka osaltaan mahdollistivat tapahtuman toteuttamisen poikkeusoloissa. En löydä yhteistyöstä moitteen sijaa, sillä tieto kulki ja reagointi niin muuttuviin ohjeistuksiin, suunnitelmiin kuin toiveisiinkin oli välitöntä ja jopa proaktiivista. Kerrassaan Huikean hieno suoritus!”
-Jouni Riuttanen, Juhlatoimikunnan puheenjohtaja, Suomen Liikemies-Yhdistys
Pienenä ja ketteränä tapahtumatoimistona pystymme tekemään joustavasti nopeitakin linjavetoja tapahtumaan, ja kokemus auttaa ennakoimaan monta mahdollisesti tuotannossa eteen tulevaa asiaa. Saamme paljon kiitosta siitä, että pointtaamme asiakkaalle tapahtuman tuotantovaiheessa erilaisia syy-seuraussuhteita, joita vähemmän tapahtumia tehnyt ei osaa ennakoida. Tällaisia saattaa olla esiintyjämuutoksista johtuvat tekniikan muutostarpeet tai varata ohjelmaan aikaa yllätyspuheenvuoroille. Pystymme tekemään nopeita ratkaisuja ja toimimme aina joustavasti asiakkaamme parhaaksi. Kuuntelemme herkällä korvalla asiakkaidemme tarpeita, mutta osaamme myös sanoa suoraan, jos joku idea ei ole kokonaisuuden ja toimivuuden kannalta hyvä.
Tästä pääset tutustumaan vielä tarkemmin Suomen Liikemies yhdistyksen gaalaan kuvien kera.
Jokaisen tapahtuman kohdalla sovitaan erikseen työnjaosta. Tapahtumatoimisto voi ottaa vastuulleen kaikki tapahtuman järjestämiseen liittyvät tehtävät ja koordinoida niitä tehokkaasti. Käytännössä siis luoda aikatauluja, budjetteja ja to-do-listoja, sekä varmistaa, että kaikki tarvittavat asiat tapahtuvat oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Tämä vapauttaa sinut ja tiimisi keskittymään tärkeisiin tehtäviin ja vähentää stressiä.
Case 3: Näytteilleasettajamyynti, yhteistyökumppanien hankinta, sponsorihankinta
Kumppanihankinnan voi yhdistää monenlaisiin eri tapahtumiin tuomaan lisäarvoa kävijöille, keventämään tapahtuman kustannuksia tai tuottamaan voittoa tapahtumalle. Kumppanuusajattelua voi hyödyntää monenlaisissa eri tilaisuuksissa jopa iltajuhlissa ja koulutuksissa. Oikein suunniteltuna kumppanit tukevat tapahtuman aihetta ja päähuomio keskittyy asiakkaan sanoman ympärille. Toimistomme on toteuttanut kumppanihankintaa vaikeissa ja haastavissa olosuhteissa menestyksekkäästi tähtäimenä kumppanuuspakettien tulevaisuuden myynnin nopeuttaminen ja helpottaminen.
Erilaisten yritystapahtumien lisäksi Huikea on järjestänyt yli 9 vuoden ajan useita kymmeniä messuja ja tuotamme vuosittain omana tuotantona sekä Tampereella Tampere-talossa että Turussa Logomolla K50-messut, joissa on yhden päivän aikana satoja näytteilleasettajia ja tuhansia kävijöitä.
K50-messut ovat yli 50-vuotiaille kuluttajille suunnatut messut. Näytteilleasettajina on laidasta laitaan yrityksiä, kuntia ja yhdistyksiä, jotka promoavat tuotteitaan ja palveluitaan tapahtuman kävijöille. Messuilla on esillä kaikkea, mitä aikuisen ihmisen elämään voi kuulua: hyvinvointia, remontointia, kulttuuria, matkailua… Lisäksi messuilla on läpi päivän vaihtuvaa ohjelmaa esiintymislavalla.
Statistiikkaa:
Edellisillä Tampereen K50-Messuilla 25.2.23 oli reilut 4000 kävijää ja yli 60% näytteilleasettajista osti osaston tapahtumaa seuraavan kolmen viikon aikana ennakkomyynnistä jo seuraavan vuoden messuille.
K50-messut Tampere 2023 © Jarkko Laine
Kommentteja K50-messujen kumppaneilta
”K50-messujen kävijät olivat liikkeellä mm. etsimässä kesän tulevia matkakohteita. Kaikki mukana olleet esitteet menivät jakoon ja yleisökilpailumme herätti mukavasti mielenkiintoa. Kannatti ehdottomasti lähteä mukaan ja paikka seuraaville messuille varattiinkin välittömästi messujen jälkeen!” – Irmeli Laiho-Andersson, Visit Uusikaupunki
“Olen ihan puulla päähän lyöty siitä miten huimia nää K50-messut ovat! Parempia kuin mitkään muut kuluttajamessut. Lähdetään ens kerralla jo kolmatta kertaa mukaan. Tapahtuma on sopivan mittainen, tila mahtava ja sijainti on loistava Tampereella. Näytteilleasettajan on helppo tulla yhdenpäivän tehokkaille messuille. Emme yleensä käy kuluttajamessuilla, mutta näihin on kyllä aina pakko tulla. Ihmiset ovat ostohousutjalassa ja tietävät tän tapahtuman, mitä hakevat ja mitä siellä on. Erittäin hyvin järjestetty tapahtuma. K50-messut on ainoa konkreettinen tapahtuma, jossa emme lähde hakemaan suoraa myyntiä vaan otetaan enemmänkin markkinointinäkökulma. Erittäin lämmin suositus kaikille tulla mukaan tähän huikeaan tapahtumaan näytteilleasettajaksi!” – Risto Turunen, Solo Sokos Hotel Lahden Seurahuone ja Original Sokos Hotel Vaakuna Hämeenlinna
Tapahtuman järjestäminen liittyy aina riskitekijöitä, kuten aikataulujen muutokset, tekniset ongelmat tai muut yllättävät tapahtumat. Tapahtumatoimistoilla on runsaasti kokemusta riskienhallinnasta ja he osaavat varautua mahdollisiin ongelmiin etukäteen sekä reagoida nopeasti, jos jotain odottamatonta tapahtuu. Heidän asiantuntemuksensa auttaa minimoimaan riskejä ja varmistamaan, että tapahtuma etenee sujuvasti – et arvaisikaan, kuinka monessa osallistumasi tapahtuman kulisseissa on kuohunut ja aikataulut ovat romahtaneet, mutta osaavan tapahtumatuottajan ansiosta tämä ei ole välittynyt kävijöille.
Haluatko kuulla lisää?
Saamistamme palautteista voi tiivistää, että tapahtumatoimiston käyttämisessä ei osteta vain konkreettista tapahtuman tuottajaa, vaan myös arvokasta asiantuntemusta, resursseja ja tukea tapahtuman järjestämisessä. Näin haetaan varmuutta tapahtuman onnistumiseen ja helpotetaan omaa taakkaa tapahtuman suunnittelun ja toteutuksen aikana.
Messujen ja sponsorihankinnan ohella tuotamme erilaisia tapahtumia laidasta laitaan; näyttäviä gaaloja, virtuaali- ja hybriditapahtumia, kiertueita, risteilyjä ja asiakastilaisuuksia.
Huikea on erikoistunut myynnillisiin tapahtumiin, kuten messujen tuottamiseen ja näytteilleasettajamyyntiin, joista tiimillämme on useiden vuosien kokemus. Tiedämme, kuinka tapahtuma saavuttaa tavoitteensa ja on kävijöiden mielestä houkuttava ja koukuttava kokonaisuus. Kaupallisuus on häpeilemättä lähellä Huikean sydäntä ja toimimalla ketterästi asiakkaamme eduksi, tuotantoa jatkuvasti kehittämällä ja testaamalla konseptia asiakkailla, teemme tapahtumista kaupallisia menestyksiä.
Kurkkaa lisää referenssejä nettisivuiltamme.
Kirjoittaja
Yrittäjä, Huikea Tapahtumatuotanto
040 576 8761 | [email protected]
